De fleste av oss har vært arrangører en eller annen gang i livet. Om det så er en årlig bursdagsfeiring eller noe en smule større som et bryllup. Uavhengig av arrangementet, er det noen følelser som går igjen: Har vi nok mat? Er det nok plass? Hvor mange er det som egentlig kommer? Vet de hvordan de skal finne fram? Men det vet vel du alt om, du som arrangerer for flere tusen mennesker av gangen!
Svar på spørsmålene før de blir stilt
Hvis du lurer på noe så er det mest sannsynlig flere som lurer på det samme. Når arrangementet begynner å nærme seg, begynne de samme spørsmålene å tikke inn fra alle kanter. Spørsmål du har hørt før og spørsmål du visste ville komme! Til syvende og sist et det du som arrangør som sitter med alle svarene, og det er ditt ansvar å sørge for at deltagerne er informert og godt forberedt. Men det betyr ikke at du skal få en fulltidsansatt på standby til å svare på spørsmålene. Gjør det enkelt for deg selv og forutsigbart for deltagerne ved å svare på spørsmålene før de blir stilt! Det er her SMS for arrangører kommer til nytte.
Kommuniser med massene
Du har vært gjennom dette før og vet hva du skal forvente. Begynn med å skrive ned alle spørsmålene du vet pleier å komme, med tilhørende svar. Når arrangementet begynner å nærme seg kan du komme dem i forkjøpet og sende ut en SMS til alle deltagerne med informasjonen de trenger. Med denne SMSen sørger du for at deltagerne får informasjonen de trenger, og kan komme forberedt. Gjør det lett å finne tilbake til informasjonen, og frigjør tid så dere kan fokusere på å gjennomføre tidenes arrangement.
Hvordan? Jo, la meg fortelle deg! Med Intellipush sin løsning kan du laste opp og sende en fil i SMS-meldingen du sender ut. Du kan lage en enkel one-pager med vanlige spørsmål og svar som kan være nyttige for deltagerne å vite. One-pageren blir sendt som en link. Alt deltagerne trenger å gjøre er å trykke på linken for å få svar på alle spørsmålene de grubler på.
Ta kontroll over narrativet
Det har en tendens til å oppstå uforutsette situasjoner under arrangementer. Det skal heller ikke mer til enn en kommentar før rykter begynner å florere og usikkerhet sprer seg blant publikum. Derfor er det viktig at du som arrangør har en effektiv og enkel kommunikasjonskanal å bruke når slike situasjoner oppstår. Hvis det oppstår endringer eller falske rykter, kan du ta kontroll over narrative og sende ut riktig og oppdatert informasjon til deltagerne. Med SMS trenger mottagerne hverken internettforbindelse eller enn app for å motta beskjeden din. Du slipper å gjøre publikum avhengig av å sjekke sosiale medier for få med seg viktige beskjeder under arrangementet. Du vil jo helst at deltagerne nyter fruktene av arbeidet ditt, og ikke scroller Facebook for å finne informasjon.
Ikke mist kontakten
Når er arrangementet er over er det viktig at du som arrangør bruker litt tid på å følge opp deltagerne, få tilbakemeldinger og øke interessen for fremtidige arrangementer. Den enkleste måten å gjøre det på er ved å lage egne kontaktlister med deltagerne for hvert arrangement. Hvis du nettopp har arrangert en sommerkonsert, kan du lage en egen liste med alle som kjøpte billetter til konserten. I forkant sender du ut viktig informasjon, og i etterkant kan du be om tilbakemeldinger og takke for deltagelsen. Hvis personene har akseptert å motta markedsføringsmeldinger av deg, kan du benytte deg av muligheten til å promotere ditt kommende arrangement. Det viktigste er at du ikke mister kontakten med kundene dine selv om arrangementet er gjennomført for denne gang.
SMS for arrangører er et viktig verktøy for kommunikasjon. Det gjør det enkelt for deg å sende ut beskjeder og sikrer at meldingene når mottakerne raskt og enkelt. Det gjør opplevelsen også mer behagelig for publikum ettersom de har all informasjonen de trenger på SMS og vet nøyaktig hva de skal forvente. Så hva venter du på? Kontakt oss i dag og gjør ditt neste arrangementet til ditt beste.